Робота секретаря з технічними засобами  

Робота секретаря з технічними засобами

На ефективність праці вирішальний вплив робить оснащення робочих місць технічними засобами для виконання різних обов'язків, засобами зв'язку та службовими меблями – так званою оргтехнікою.

Виділяють наступні види (класи) засобів праці:

· засоби складання документів: друкарські машинки (ручні та електричні), диктофони, засоби копіювання та розмноження документів, ручки автоматичні, олівці;

· засоби обробки та оформлення документів: різальне, що скріплюють, і склеюючі обладнання та матеріали, адресувальні і штемпельні пристрої, машини для нанесення захисних покриттів;

· засоби зберігання й угруповання документів;

· засоби скріплення документів (зшивачі, спеціальні папки з затискачами), різного роду картотеки, спеціальні шафи і стелажі для зберігання документів, креслень, магнітних стрічок, машини для знищення непотрібних документів;

· засоби виконання обчислювальних операцій: лічильно-довідкові лінійки, мікрокалькулятори різних видів, механічні обчислювальні машини, ПЕОМ (ПК);

· засоби забезпечення оперативного зв'язку: телефонний зв'язок, радіозв'язок, директорські комутатори, що дозволяють вести розмову (проводити наради) з декількома абонентами одночасно, концентратори, автовідповідачі, двосторонній, радіотелефонний, пошуковий зв'язок та ін.;

· спеціальні службові меблі: меблі та обладнання для робочих місць в службових приміщеннях.

При виборі необхідних засобів оргтехніки слід мати на увазі, що придбання й використання оргтехніки – не самоціль, а засіб для підвищення оперативності виконання та зниження трудомісткості управлінських робіт, а також вирішення низки соціальних проблем управлінської праці (зниження частки витрат на виконання рутинних операцій, засіб мотивації праці, престижності робіт тощо). Тому перш ніж вибрати і закупити засоби технічного оснащення, треба проаналізувати реальні потреби в тому чи іншому засобі та оцінити переваги його застосування.

При виборі конкретного зразка обладнання необхідно враховувати характер виконуваних операцій, обсяг і трудомісткість робіт, службові взаємозв'язки між окремими працівниками і різними службами. Слід вибрати той варіант, який дозволяє виконувати роботу більш економічно.

Вирішуючи проблему вибору тих чи інших засобів оргтехніки, доцільність їх впровадження в процеси праці, враховують не тільки переваги, а й витрати.

До складу робочого місця секретаря обов'язково повинні входити шафи для документів та довідкової літератури. З метою економії робочого простору такі шафи можуть розміщуватися на стіні або перегородці близько робочого столу. Шафа для документів з метою забезпечення збереження останніх повинна замикатися на ключ. У тому випадку, якщо у секретаря зберігаються і документи, що становлять комерційну таємницю, краще обладнати його робоче місце спеціальним сейфом для документів.



Полиці для канцелярського приладдя, телефону також краще закріплювати на стіні або перегородці, залишаючи на столі більше простору для роботи.

Бажано оснастити робоче місце секретаря спеціальним переговорним пристроєм, що дозволить секретарю, не входячи зайвий раз у кабінет керівника, швидко повідомляти необхідну інформацію.

До складу робочого місця секретаря повинні входити три зони: основна – стіл з приставками; допоміжна – комбіновані шафи; зона обслуговування відвідувачів.

Загальна площа робочого місця повинна бути в межах 12 - 16 кв. м. На думку фахівців, зона обслуговування відвідувачів – це візитна картка установи, за якою люди оцінюють культуру роботи та якість праці. Ця зона повинна бути продуманою і затишною. Якщо відвідувача з тих чи інших причин відразу не може прийняти керівник, то відвідувач повинен зручно сісти, його має оточувати красивий кольоровий та світловий художній ансамбль, що включає забарвлення приміщення, джерела світла та озеленення.

Поряд з основною і допоміжними частинами робочого місця секретаря повинен бути журнальний столик і одне-два зручних крісла. На столик слід покласти свіжі газети і журнали, чистий папір, олівці чи ручки.

Недоцільно, щоб меблі для відвідувачів займали занадто багато місця і відрізнялися від загального стилю меблів, які використовуються у фірмі.

Саме тому фахівці не рекомендують ставити в приймальні м'які меблі. Вони займають багато місця, швидко мажеться і деформується. У той же час використання стільців і звичайних столиків на коліщатках дозволить швидко змінити призначення приймальні, використавши її як кімнату для нараді т.п.

У тому випадку, якщо у фірмі немає спеціального гардеробу, у приймальні повинна бути або вішалка, або шафа для одягу, де відвідувачі могли б повісити верхній одяг.

Для зорового комфорту і загального враження від приймальні велике значення має і її естетичне оформлення. Перш за все, слід використовувати в інтер'єрах живі квіти. Вони поповнюють запаси кисню,почасти нейтралізує шкідливу дію засобів обчислювальної та організаційної техніки і, крім того, надають затишку робочого приміщення.

Квіткова композиція повинна гармоніювати з загальним стилем, в якому витриманий інтер'єр.

Крім квітів, для оформлення офісу та його приймальні використовують твори живопису, графіки, дрібної пластики та інші елементи декоративного оформлення.

Робоче місце секретаря повинно комплектуватися достатній набір технічних засобів, канцелярського приладдя, засобів організаційної техніки, відповідати вимогам ергономіки.


73. Раціональне планування робочого місця секретаря

Раціональне планування робочого місця передбачає розміщення предметів праці у найбільш зручних місцях для виконання трудових процесів. Їх прийнято називати робочими зонами.

Робоча зона – це простір на робочому місці у горизонтальній чи вертикальній площинах, у яких працівник, не переміщуючись, може виконувати свою роботу.

Основні вимоги щодо раціонального планування робочого місця:

· забезпечити економію часу для пошуку засобів і предметів праці і скорочення фізичних зусиль працівника;

· на робочому столі не повинно бути нічого лишнього;

· кожен предмет і засіб праці повинен мати своє місце;

· канцелярське приладдя (олівці, ручки, скріпки тощо) слід зберігати у спеціальній скриньці столу зі спеціальними розділювачами;

· документи із якими працює секретар, вкладають у зоні, які забезпечують

· їх огляд, для опрацювання а також доцільно мати спеціальні відділення у ящику;

· документи і засоби праці розташовують так, щоб забезпечити найкращу послідовність виконання роботи.

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар – “обличчя установи”, то і його робоче місце має бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Адже, через те, яке робоче місце секретаря, нерідко судять про роботу всієї установи.

Планування робочого місця секретаря має забезпечити максимальну зручність при виконанні обов’язків і відповідати вимогам економії площі приміщення:

· робоче місце секретаря у приймальні зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника;

· в приміщенні приймальні мають перебувати лише необхідні речі для роботи секретаря;

· меблі для відвідувачів повинні бути у зоні, яку добре видно секретарю, зручно розміщеною.

Робоче місце секретаря - це передусім зручний і просторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, за яким можна працювати з документами і вести розмову з відвідувачами.

Площину стола ділять на дав поля. У лівому крім поточної роботи і пов’язаних з нею документів розташовують телефонне устаткування, настільну лампу, канцелярські приладдя, лоток зі вхідними документами. На правому полі столу розміщують лоток з виконаними документами і письмові приналежності, ставлять лоток із документами, які потрібно підшити в справу. Всі прилади розташовують так, щоб їх було зручно дістати, не підводячись з місця.

Крім робочого столу, краще виокремити окремий стіл для комп’ютера. Такі робочі столи припускають зручне розміщення монітора, клавіатури, процесора і навіть сканера, принтера, модему і т. д. Крім цього стіл для ПК краще розміщувати в такий спосіб, щоб екран монітору було розвернуто у протилежному боці від відвідувачів. Це дозволить захистити конфіденційну інформацію, яка може бути на екрані в момент приходу відвідувача.

Столи слід розміщувати ближче до джерела освітлення, тому, що секретарю доводиться багато працювати з документами.

Робоче крісло секретаря має за величиною відповідати робочому столу. Найкраще використовувати крісло на коліщатах, висоту якого можна регулювати.

Секретар повинен вміло використовувати всі ящики робочого столу, надавати кожному з них певні функції.

Усі документи на столі повинні мати своє місце і бути правильно упорядкованими.




9571831229611423.html
9571861749468063.html

9571831229611423.html
9571861749468063.html
    PR.RU™